notasdeventa.comQué es una nota de venta y para qué sirve
La nota de venta es un documento sencillo que entrega quien vende para dejar constancia de una venta: qué se vendió, cuánto, a qué precio, a quién y cuándo. La usan desde puestos de mercado hasta proveedores que surten a restaurantes todos los días.
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Para qué sirve
- Dejar por escrito lo que se entregó. Si el pedido decía 2 kilos y se entregaron 3.3, la nota dice 3.3.
- Cobrar lo que se vendió a crédito. Al final de la semana, las notas son la lista de lo que se debe.
- Llevar el control de tus ventas. Sabes qué vendiste, a quién y a qué precio.
- Aclarar diferencias. Con folio y fecha, cualquier duda se resuelve buscando una sola nota.
¿Tiene validez fiscal?
No sustituye a la factura. En México el comprobante fiscal es la factura electrónica, el CFDI. La nota de venta sirve entre tú y tu cliente, pero no ante el SAT.
Esto importa sobre todo a tu cliente. Para que una empresa pueda deducir un gasto, la Ley del ISR le pide que esté amparado con un comprobante fiscal (artículo 27, fracción III) y que los pagos de más de $2,000 se hagan con transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico. Una nota de venta no cumple con eso: si tu cliente te pide factura, lo que tienes que darle es un CFDI.
Las ventas que no se facturan una por una, las de público en general, se incluyen en una factura global que emite quien vende, con el RFC genérico XAXX010101000.
Esto es información general, no asesoría fiscal. Tu contador puede decirte qué te toca según tu régimen.
Nota de venta, factura, recibo y nota de remisión
| Documento | Qué comprueba | ¿Comprobante fiscal? | Cuándo se usa |
|---|---|---|---|
| Nota de venta | Que se vendió algo y a qué precio | No | Ventas del día, clientes que no piden factura, entregas entre negocios |
| Factura (CFDI) | La operación ante el SAT | Sí | Cuando el cliente la pide o necesita deducir |
| Recibo | Que se recibió un pago | No, salvo el recibo electrónico de pago (un CFDI) | Cobros y abonos |
| Nota de remisión | Que se entregó la mercancía | No | Entregas que se cobran o facturan después |
La diferencia con la remisión confunde a mucha gente; está explicada en nota de remisión: qué es y en qué se distingue.
Cuándo conviene usar nota de venta
- Vendes en mercado, tianguis o mostrador y tus clientes rara vez piden factura.
- Surtes a un restaurante, hotel o cafetería varias veces por semana y facturan después.
- Vendes a crédito y necesitas llevar la cuenta de cada cliente.
- Quieres que tu cliente reciba la cuenta clara en el momento, sin esperar a la factura.
Cómo llevar el control de tus notas
- Usa folio corrido y no te saltes números. Es la forma más rápida de notar una nota perdida.
- Quédate con copia de todas, también de las que ya te pagaron.
- Anota los abonos. Si tu cliente paga una parte, que quede escrito cuánto y cuándo.
- Revisa por cliente cada semana: qué notas ya se cobraron y cuáles faltan.
Qué datos lleva
Negocio, cliente, fecha, folio, cantidad y unidad, concepto, precio unitario, importe y total. Hay una tabla con para qué sirve cada uno y un ejemplo lleno en formato de nota de venta.
Preguntas frecuentes
¿Una nota de venta puede ser digital?
Sí. Una imagen o un PDF dejan constancia entre tú y tu cliente igual que el papel, y además no se mojan ni se pierden.
¿Es lo mismo nota de venta que ticket?
Cumplen la misma función. Al ticket se le suele llamar así cuando sale de una caja registradora o una impresora de punto de venta.
¿Puedo hacer factura después de dar nota de venta?
Sí. Si tu cliente te pide factura por esa venta, la emites como CFDI con los mismos conceptos y cantidades.